Кожен працівник має право на отримання щорічної оплачуваної відпустки, а окремі категорії працівників також на додаткові оплачувані відпустки. Процедура надання відпусток регулюється Трудовим кодексом РФ, а отже, дотримуватись її треба неухильно. Розглянемо, як відправити працівника у щорічну відпустку правильно.

КРОК 1: НАПРЯМЛЯЄМО ВІДПОВІДЕННЯ ПРО ПОЧАТОК ВІДПУСТКИ АБО ОТРИМАЄМО ЗАЯВА ПРАЦІВНИКА

Досі багато кадровиків сумніваються, чи потрібно працівникові писати заяву на відпустку. Давайте розберемося.

Як відомо, черговість надання відпусток визначається графіком відпусток (частина перша ст. 123 ТК РФ). Роботодавець затверджує графік не пізніш як за два тижні до початку року, на який він складений. Графік затверджується з огляду на думку профспілки (за його наявності) (частина перша ст. 123 ТК РФ). Після того як графік відпусток затверджено, він стає обов'язковим для працівника та роботодавця (частина друга ст. 123 ТК РФ).

Це правило не стосується тих категорій працівників, яким роботодавець зобов'язаний надати щорічну відпустку у зручний для них час. До них відносяться:

• чоловіки у період перебування їх дружин у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами (частина четверта ст. 123 ТК РФ);
• ветерани бойових дій (Федеральний закон від 12.01.1995 № 5-ФЗ «Про ветеранів», в ред. від 19.12.2016);
• «чорнобильці» (п. 5 ст. 14 Закону РФ від 15.05.1991 № 1244-1 «Про соціальний захист громадян, які зазнали впливу радіації внаслідок катастрофи на Чорнобильській АЕС», в ред. від 28.12.2016);
• працівники, подружжя яких є військовослужбовцями (п. 11 ст. 11 Федерального закону від 27.05.1998 № 76-ФЗ «Про статус військовослужбовців», в ред. від 03.04.2017);
• зовнішні сумісники, яким надається відпустка одночасно з відпусткою за основною роботою (частина 1 ст. 286 ТК РФ);
• Герої Радянського Союзу, Герої Російської Федерації, повні кавалери ордена Слави (п. 3 ст. 8 Закону РФ від 15.01.1993 № 4301-1 «Про статус Героїв Радянського Союзу, Героїв Російської Федерації та повних кавалерів ордена Слави» в ред. від 02. .2013, з зміною від 19.12.2016).

Повідомлення про початок відпустки

Затвердженої форми повідомлення про час початку відпустки немає, тому роботодавцю слід розробити самостійно. Однак слід врахувати, що в документі має бути така інформація:

• найменування організації;
• вихідний номер та дата реєстрації документа;
• посада, прізвище та ініціали працівника;
• найменування структурного підрозділу;
• крайні дати щорічної відпустки;
• підпис роботодавця.

Зверніть увагу! Повідомлення про час початку відпустки (Приклад 1) працівник повинен отримати під розпис не пізніше ніж за два тижні до початку відпустки (частина перша ст. 123 ТК РФ).

За затвердженим графіком відпусток секретар Ільїна Н.Б. має йти у відпустку з 17.06.2017 по 30.06.2017. Ознайомитися під розпис із повідомленням про час початку відпустки у разі Ільїна Н.Б. має не пізніше 02.06.2017.

Якщо у відпустку йде кілька працівників, повідомити їх можна одним документом (Приклад 2). Слід врахувати, що два тижні до відпустки це мінімальний термін, можна повідомляти і раніше.

За графіком працівники йдуть у відпустку у різні дні липня – з 01.07.2017 по 31.07. 2017. Отже, всіх працівників, які йдуть у відпустку у липні, можна повідомити 12 червня. Для тих, хто йде у відпустку 01.07.2017, термін попередження буде мінімальний, для всіх інших – більший за мінімальний.

Заява про надання відпустки

Форми заяви про надання відпустки законом також не передбачено, тому, отримавши заяву працівника, необхідно перевірити, чи присутні в документі всі необхідні реквізити, а саме:

• найменування організації-роботодавця;
• посада, прізвище та ініціали керівника;
• посада працівника та найменування структурного підрозділу;
• прізвище та ініціали працівника.

У тексті заяви працівник вказує, яку відпустку він просить надати (основну або додаткову), дату початку відпустки та кількість днів відпустки.

Працівник власноруч підписує заяву та проставляє дату. Далі керівник ставить на заяві візу узгодження.

Щоб спростити процес та знизити кількість помилок, організація може розробити бланк заяви – працівникам залишиться лише її заповнити. Однак і на заповненому бланку заяви має стояти власноручний підпис працівника (Приклад 5).

Заяву про надання щорічної відпустки слід подавати заздалегідь. Це дозволить керівнику знайти заміну працівнику на час відпустки, а бухгалтерії - розрахувати відпускні, які мають бути виплачені пізніше, ніж за три дні до початку відпустки (частина дев'ята ст. 136 ТК РФ).

Якщо роботодавець порушує цю вимогу законодавства, він виплачує працівникові грошову компенсацію (ст. 236 ТК РФ). Щоб уникнути суперечок, краще закріпити терміни подання таких заяв у локальному нормативному акті, наприклад, у Правилах внутрішнього трудового розпорядку:

Повідомлення про початок відпустки та заяви про її надання рекомендуємо реєструвати у спеціальному журналі (Приклад 6). Це дозволить уникнути суперечок щодо дати подання заяви.

КРОК 2. ПЕРЕВІРЯЄМО, ЯКИЙ ВІДПУСК ПОЛОЖЕН ПРАЦІВНИКУ

За загальним правилом працівникам надаються щорічна оплачувана відпустка тривалістю 28 календарних днів (ст. 115 ТК РФ).

Так, право на додаткову оплачувану відпустку мають:

• працівники, умови праці яких належать до шкідливих та небезпечних, - не менше 7 календарних днів (ст. 117 ТК РФ);
• працівники з ненормованим робочим днем ​​- щонайменше 3 календарних днів на рік (ст. 119 ТК РФ);
• особи, які працюють у районах Крайньої Півночі та прирівняних до них місцевостях - від 8 до 24 календарних днів (ст. 321 ТК РФ, ст. 14 Закону РФ від 19.02.1993 № 4520-1 «Про державні гарантії та компенсації для осіб, які працюють і проживають у районах Крайньої Півночі та прирівняних до них місцевостях», в ред. від 31.12.2014);
• лікарі загальної практики та їх медичні сестри за безперервну роботу на цих посадах понад три роки - 3 дні (постанова Уряду РФ від 30.12. 1998 № 1588 «Про встановлення лікарям загальної практики (сімейним лікарям) та медичним сестрам лікарів загальної практики (сімейних лікарів) додаткової оплачуваної 3-денної відпустки за безперервну роботу на цих посадах»);

Право на щорічні подовжені оплачувані відпустки мають:

• працівники з наданою групою інвалідності - 30 календарних днів (ст. 23 Федерального закону від 24.11.1995 № 181-ФЗ «Про соціальний захист інвалідів у Російській Федерації», в ред. від 07.03.2017);
• працівники освітніх установ - тривалістю 56 або 42 календарних днів залежно від виду установи та посади (постанова Уряду РФ від 14.05.2015 № 466 «Про щорічні основні подовжені оплачувані відпустки», в ред. від 07.04.2017);
• штатні науковці вузів: доктори наук - 48 робочих днів, кандидати наук - 36 робочих днів (постанова Уряду РФ від 12.08.1994 № 949 «Про щорічні відпустки науковців, які мають вчений ступінь»);
• працівники, зайняті на роботах з хімічною зброєю, – 56 або 49 календарних днів (ст. 5 Федерального закону від 07.11.2000 № 136-ФЗ «Про соціальний захист громадян, зайнятих на роботах з хімічною зброєю», в ред. від 14.10.2014 );
• працівники організацій охорони здоров'я, які здійснюють діагностику та лікування ВІЛ-інфікованих хворих - 36 робочих днів (постанова Уряду РФ від 03.04.1996 № 391 «Про порядок надання пільг працівникам, які наражаються на ризик зараження вірусом імунодефіциту людини при виконанні своїх службових обов'язків».

• працівники молодше 18 років (частина 3 ст. 122, ст. 267 ТК РФ);
• працівники, що усиновили дитину (або дітей) у віці до трьох місяців (частина 3 ст. 122 ТК РФ);
• жінки перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або безпосередньо після нього (частина 3 ст. 122 ТК РФ).

КРОК 3: РОЗРАХУВАЄМО СТАЖ НА ВІДПУСТКУ

Після того як кадровик визначився із тривалістю основної та додаткової відпустки, необхідно розрахувати, скільки ж днів відпустки заробив працівник.

І тому слід розрахувати стаж, який дає декларація про отримання відпустки. Адже якщо працівник відпустку ще не заробив, то надаючи відпустку авансом, роботодавець ризикує. Не завжди під час звільнення працівнику нараховується зарплата, достатня для утримання оплати днів відпустки, використаних авансом.

Стаж, який дає право на отримання щорічної чергової оплачуваної відпустки, обчислюється з першого дня роботи у роботодавця. Робочий рік обчислюється з дня прийому працівника працювати і закінчується після закінчення робочого года. Робочий рік не збігається з календарним, тому кожен працівник має свій період робочого року.

Арінін М.А. прийнятий до організації 16 травня 2016 р. Перший робочий рік працівника починається 16.05.2016 та закінчується через 12 місяців безперервної роботи, тобто триває до 15.05.2017. Другий робочий рік – з 16.05.2017 по 16.05.2018 тощо.

Зверніть увагу, що не всі періоди, коли працівник вважався в організації, можна включити до стажу, який дає право на надання щорічної чергової оплачуваної відпустки (ст. 121 ТК РФ).

До стажу роботи включаються:

• час роботи у організації;
• час, коли працівник не працював, але за ним зберігалося місце роботи (час щорічної оплачуваної відпустки, неробочі святкові дні, дні тимчасової непрацездатності, вихідні та інші дні відпочинку);
• час вимушеного прогулу при незаконному звільненні або усуненні від роботи та подальшому відновленні на роботі;
• період усунення від роботи працівника, який не пройшов обов'язковий медичний огляд не зі своєї вини;
• час відпусток без збереження заробітної плати, який не перевищує 14 календарних днів протягом робочого року.

До стажу для щорічної відпустки не включаються:

• час відсутності на роботі без поважних причин;
• час відпусток для догляду за дитиною;
• час відпусток без збереження заробітної плати, що перевищує 14 календарних днів упродовж робочого року.

• Розрахунок стажу для щорічної відпустки, якщо працівник у робочому році використав менше ніж 14 календарних днів відпустки без збереження заробітної плати.

Наведемо приклад розрахунку стажу на відпустку.

Арінін М.А. прийнято 16.05.2016. Працівник подав заяву про надання йому щорічної відпустки з 05.06.2017 року на 14 календарних днів. При цьому працівнику з 14.11.2016 по 20.11.2016 надавалася щорічна оплачувана відпустка у кількості 7 календарних днів, а 30.12.2016 вона використала 1 день відпустки без збереження заробітної плати. Також Арінін М.А. перебував на лікарняному з 20.02.2017 до 24.02.2017.

● За робочий рік з 16.05.2016 по 15.05.2017 Арініну М.А. за загальним правилом належить 28 календарних днів відпустки. Оскільки час щорічних відпусток та тимчасової непрацездатності включається до стажу для надання щорічних відпусток, враховуємо у стаж дані періоди.

● Марінін М.А. також у робочому році використав 1 день відпустки без збереження заробітної плати. Однак, оскільки загальна кількість днів не перевищує 14 календарних, цей день також включається до стажу.

● Із загальної кількості днів, що належать за робочий період, потрібно відняти дні вже використаної відпустки. Отже, Аринину М.А. за період з 16.05.2016 по 15.05.2017 належить:

28 к.д. щорічної відпустки – 7 к.д. використаної відпустки = 21 к.д.

У працівника накопичилася необхідна кількість днів відпустки, і відпустка у кількості 14 календарних днів може бути йому надана.

• Розрахунок стажу для щорічної відпустки, якщо працівник у робочому році використав понад 14 календарних днів відпустки без збереження заробітної плати.

Якщо працівник використав відпустку без збереження заробітної плати періодом понад 14 календарних днів, цей період до підрахунку стажу також не включається згідно зі ст. 121 ТК РФ (див. також листи Роструда від 14.06.2012 № 854-6-1; від 18.12.2012 № 1519-6-1).

Працівницю прийнято 11.09.2015. Працівниці з 05.12.2016 до 30.12.2016 було надано 26 днів відпустки без збереження заробітної плати.

У період стажу, що дає право на надання щорічної відпустки, включається лише період відпустки без збереження заробітної плати у кількості 14 календарних днів. Решта днів у відпускний стаж не входить і «зсуває» межу робочого року на 12 календарних днів (26 - 14 = 12) Таким чином, останній день поточного робочого року припаде не на 11.09.2017, а на 23.09.2017 (11.09.2017 + 12 днів).

• Розрахунок стажу для додаткової відпустки за шкідливу роботу.

Додаткова відпустка планується (як і щорічна) у графіку відпусток. Однак до стажу роботи, що дає право на щорічні додаткові оплачувані відпустки за роботу зі шкідливими або небезпечними умовами праці, включається лише фактично відпрацьований у цих умовах час (частина третя ст. 121 ТК РФ).

Відповідно до п. 8 та 9 Інструкції про порядок застосування Списку виробництв цехів, професій та посад зі шкідливими умовами праці, робота в яких дає право на додаткову відпустку та скорочений робочий день (затверджено постановою Держкомпраці СРСР, ВЦРПС від 21.11.1975 № 273/П- 20, в ред.від 26.01.2017), повна додаткова відпустка надається, якщо працівник у робочому році фактично пропрацював у виробництвах, цехах, професіях та посадах зі шкідливими умовами праці не менше 11 місяців. Якщо працівник у робочому році пропрацював у шкідливих умовах менше ніж 11 місяців, то додаткова відпустка йому надається пропорційно до відпрацьованого часу.

Для обчислення стажу роботи, що дає право на зазначену відпустку, необхідно підрахувати кількість днів, які працівник фактично відпрацював у шкідливих умовах праці (не менш як половина тривалості робочого дня). Далі слід визначити кількість повних місяців роботи у шкідливих чи небезпечних умовах праці. Для розрахунку кількості повних місяців роботи у шкідливих умовах праці необхідно сумарну кількість днів такої роботи протягом року поділити на середньомісячну кількість робочих днів. Якщо залишок не перевищує половини середньомісячної кількості робочих днів, він виключається з підрахунку, якщо половину і більше - округляється до повного місяця (лист Роструда від 18.03.2008 № 657-6-0).

Працівника прийнято на посаду газорізача 27.07.2016. Працівник подав заяву про надання йому щорічної відпустки з 12.06.2017 на 14 календарних днів та щорічної додаткової відпустки з 26.06.2017 на 12 календарних днів (згідно з колективним договором). Працівнику з 21.11.2016 по 27.11.2016 надавалася щорічна оплачувана відпустка у кількості 7 календарних днів.

За робочий рік з 27.07.2016 по 26.07.2017 працівнику за загальним правилом належить 28 календарних днів відпустки, а також 12 днів додаткової відпустки. Розрахуємо кількість днів відпустки за роботу у шкідливих умовах праці.

На момент передбачуваного початку додаткової відпустки працівник відпрацює у шкідливих умовах з 27.07.2016 до 26.06.2017, що становить 11 місяців. Оскільки працівник відпрацював не менше 11 місяців, працівнику надається повна додаткова відпустка у кількості 12 календарних днів.

Із загальної кількості днів, що покладаються працівнику за цей період, необхідно відняти період вже використаної відпустки.

Таким чином, працівникові за період з 27.07.2016 по 26.07.2017 належить:

28 к.д. щорічної відпустки + 12 к.д. додаткової відпустки – 7 к.д. використаної відпустки = 33 к.д.

Працівника прийнято на посаду машиніста 24.10.2016. Він подав заяву про надання йому щорічної відпустки з 19.06.2017 на 14 календарних днів та щорічної додаткової відпустки з 03.07.2017 на 8 календарних днів (згідно з колективним договором). Працівник свою відпустку ще не використав.

На момент передбачуваного початку додаткової відпустки працівник відпрацює у шкідливих умовах з 24.10.2016 до 02.07.2017, що становить 8 місяців. Оскільки працівник відпрацював менше ніж 11 місяців, необхідно розрахувати кількість днів додаткової відпустки. І тому необхідно визначити кількість днів, у яких працівник фактично відпрацював у шкідливі умови праці щонайменше половини тривалості робочого дня.

Наприклад, працівник працював повний робочий день. Тоді для розрахунку застосуємо формулу:

124 дні роботи у шкідливих умовах / 29,4 (середньомісячна кількість робочих днів) = 4,22 к.д.

Таким чином, на 03.07.2017 працівнику належить 4 календарні дні додаткової відпустки.

За робочий рік з 24.10.2016 по 23.10.2017 працівнику належить 21 календарний день основної щорічної відпустки (9 відпрацьованих місяців × 2,33 дні). Також працівнику належить 4 календарні дні додаткової відпустки.

У працівника накопичилася необхідна кількість днів основної щорічної відпустки. Також роботодавець надає працівникові додаткову відпустку у кількості 4 календарних днів.

КРОК 4: ОФОРМЛЮЄМО НАКАЗ ПРО НАДАННЯ ВІДПУСТКИ

Якщо перешкод для працівника піти у відпустку немає, можна видавати наказ. Найчастіше він складається за уніфікованою формою № Т-6 (Приклади 7, 8) (затверджено постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 11), але роботодавець має право розробити свою форму. Працівник знайомиться із наказом під розпис.

КРОК 5: ОФОРМЛЮЄМО ЗАПИСКУ-РОЗРАХУНОК

Для розрахунку належних працівникові інших виплат при наданні йому щорічної оплачуваної або іншої відпустки необхідно оформити записку-розрахунок (Приклад 9). Складається вона за уніфікованою формою № Т-60 або формою, затвердженою в організації.

Записку-розрахунок необхідно передати до бухгалтерії для розрахунку відпускних та виплати їх працівникові.

КРОК 6: ВНОСИМО ВІДОМОСТІ В ОСОБИСТУ КАРТКУ ПРАЦІВНИКА

Після оформлення наказу кадрової служби необхідно внести дані про відпустку в особисту картку працівника (форма № Т-2 або за формою організації) (Приклад 10).

КРОК 7: ВЧИТАЄМО ДНІ ВІДПУСТКИ В ТАБЕЛІ ОБЛІКУ РОБОЧОГО ЧАСУ

Роботодавець веде табель обліку робочого дня за формою № Т-13 або за формою, затвердженою в організації. У табелі обліку робочого часу в обов'язковому порядку враховуються і дні щорічної оплачуваної відпустки. Дні, коли працівник перебуває у відпустці, необхідно позначати кодом ВІД або 09 (Приклад 11).

КРОК 8: ВНОСИМО ВІДОМОСТІ В ГРАФІК ВІДПУСТКІВ

Організація повинна затвердити графік відпусток не пізніше ніж за два тижні до початку нового календарного року. При оформленні графіка відпусток можна використовувати уніфіковану форму № Т-7, але роботодавець має право розробити свою форму.

У міру використання працівниками відпусток до графіка вносяться відомості про фактичне використання відпустки.

Іноді графік вносять зміни. Наприклад, якщо працівник просить перенести його щорічну оплачувану відпустку на інший час (і роботодавець згоден), продовжити працівникові відпустку (наприклад, у зв'язку з непрацездатністю, що настала під час відпустки) або відкликати працівника з відпустки.

Після оформлення заяви необхідно внести зміни до графіка відпусток. Іноді зміни до графіка вносяться наказом, проте ТК РФ не передбачає такого обов'язку. На наш погляд, у цьому випадку достатньо послатися на заяву працівника у графі 8 (Приклад 12).

РЕЗЮМЕ

1. Оформляючи відпустку працівникові за графіком, необхідно надіслати останньому повідомлення про початок відпустки за два тижні
до початку.

2. Якщо працівник бажає піти у відпустку поза графіком, він має звернутися
до роботодавця із заявою. Роботодавець має право погодитися з наданням відпустки поза графіком або відмовити працівникові.

4. За згодою працівника та роботодавця можна перенести відпустку за графіком.

5. При підрахунку стажу на відпустку необхідно врахувати періоди, що не входять до стажу, що дає право на надання щорічного чергового оплачуваного
відпустки.

6. Дотримуючись процедури, кадрова служба повинна видати наказ про надання основної щорічної оплачуваної відпустки, оформити записку-розрахунок, внести записи в особисту картку працівника, відобразити відпустку в табелі обліку робочого часу та внести відомості до графіка
відпусток.

Відпустка - це один із видів часу відпочинку, передбачених трудовим законодавством. Право на відпочинок кожній людині гарантовано Конституцією РФ. Проте рідкісна організація дозволить своєму працівникові відпочивати усі 28 днів одразу. Тому часто працівники ділять відпустку на частини тривалістю менше ніж 7 календарних днів. Це призводить до того, що працівник не може використати відпустку для повноцінного відпочинку та відновлення працездатності. До того ж при наданні відпустки на період від 1 до 5 днів відбувається підміна понять «календарний день» та «робочий день».

Звичайно, працівник має право брати відпустку хоч по одному дню 28 тижнів поспіль, але такий «відпочинок» не дасть жодного результату. На думку автора, роботодавцю потрібно постаратися переконати працівника, щоб останній взяв щонайменше 7 календарних днів. Аргументація автора побудована на понятті календарного дня, в якому надається щорічна відпустка.

Згадаймо про календарні дні

У статті 125 ТК РФ написано, що щорічна оплачувана відпустка можна розділити на частини за згодою між працівником та роботодавцем. Причому хоча б одна з частин цієї відпустки має бути не менше ніж 14 календарних днів. Крім цього, у статтях 115 і 120 ТК РФ зазначено, що відпустка надається працівникові календарних днях.

Найбільшою помилкою роботодавця є розрахунок календарних днів суцільним підрахунком за календарем, оскільки побутове поняття календарного дня не збігається з поняттям календарного дня трудовому законодавстві. Відповідно до статті 14 ТК РФ: «У термін, що обчислюється календарних тижнях чи днях, включаються і неробочі дні».

З іншого боку, працівнику під час трудової діяльності встановлюється певний режим робочого дня. Поняття робочого дня розкрито у статті 91 ТК РФ: «Робочий час - час, протягом якого працівник відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку організації та умовами трудового договору має виконувати трудові обов'язки…». Режим робочого часу може бути різним - п'ятиденний тиждень із двома вихідними, шестиденний з одним вихідним та робочий тиждень з наданням вихідних днів за ковзним графіком. Тобто робочі та вихідні дні повинні чергуватись.

Непрямим аргументом у цьому питанні може бути постанова Уряди РФ від 11 квітня 2003 р. № 213 «Про особливості порядку обчислення середньої зарплати», у якому прописаний порядок переведення робочих днів у календарні за деяких найпопулярніших режимах робочого дня. Зокрема, у статті 9 зазначено: «Кількість календарних днів... розраховується шляхом множення робочих днів за календарем 5-денного робочого тижня, що припадають на відпрацьований час, коефіцієнт 1,4». Це означає, що вартість робочого дня не дорівнює вартості календарного.

Шкода для здоров'я

Надання частини відпустки працівникові менш ніж на 7 календарних днів недоцільне з погляду режимів відпочинку працівника та дотримання вимог законодавства з охорони праці. Ось що каже Міжнародна організація праці про відпустки.

Фрагмент документа

(…) Конференція, прийнявши Конвенцію , що забезпечує трудящим щорічні оплачувані відпустки, враховуючи, що метою таких відпусток є надання трудящим можливості відпочинку, розваг та розвитку своїх здібностей, враховуючи, що встановлені в Конвенції умови є мінімальною нормою, якою повинна відповідати будь-яка система оплачуваних відпусток, вважаючи, що бажано уточнити методи застосування цієї системи, рекомендує, щоб кожен член Організації враховував наступні пропозиції: (…) 2. Хоча в особливих випадках може бути бажаним передбачати розбивку відпусток на частини, проте слід уникати того, щоб такі спеціальні заходи йшли врозріз з метою відпустки, яка призначається для того, щоб трудящий міг відновити свої фізичні та душевні сили, витрачені протягом року. В інших випадках, за винятком надзвичайних обставин, розбивка відпустки має бути обмежена розподілом її не більше ніж на дві частини, одна з яких не може бути меншою за встановлений мінімум.

Проблеми з розрахунками

ТК РФ не забороняє ділити відпустку менш як на 7 днів. Однак для коректного розрахунку заборгованості по черговій відпустці та відпускних необхідно переводити робочі дні працівника у календарні при наданні чергової відпустки дрібними частинами.

При наданні відпустки працівникові у розмірі 28 календарних днів одночасно на даний період випадають 20 робочих днів та 8 вихідних (при п'ятиденному робочому тижні). У тому випадку, якщо ви надаватимете відпустку на 1 або 2 дні, ви фактично подовжите період відпустки. Це пов'язано з тим, що надані в даному випадку 14 робочих днів штучно збільшуються на відповідну кількість вихідних днів - період відпустки збільшиться як мінімум до 32 днів.

Малюнок 1

Готуємось до відпустки

Для того, щоб надати працівникові відпустку незалежно від його тривалості - 28 календарних днів або будь-яку меншу кількість, - в організації повинні бути оформлені такі документи (якщо працівник йде у відпустку не за графіком, а за заявою):

Заява працівника.

Наказ про надання відпустки (уніфікована форма Т-6).

Записка-розрахунок нарахування відпускних (оформляється бухгалтерією).

Позначка в особистій картці Т-2 (розділ 8).

Позначка в табелі обліку робочого часу (уніфікована форма Т-12 або Т-13).

Відмітка у графіку відпусток (уніфікована форма Т-7 у графі «фактична дата» і, за необхідності, у графі «перенесення відпустки» - основа та дата).

Таблиця 1

Які процедури відбуваються з «відпускними» документами та які посадові особи в організації беруть участь у них

№ п\п	Документ	Оформлення документа (Надання йому юридичної сили)	Посадова особа в організації, яка відповідає за дотримання цієї процедури
1	Заява	Написання	Працівник
2		Реєстрація
3		Узгодження	Начальник підрозділу
4		Твердження (резолюція)
5	Наказ про надання відпустки	Передача заяви працівника до служби кадрів	Сам працівник чи секретар
6		Розробка проекту наказу	Співробітник відділу кадрів
7		Реєстрація наказу	Секретар (або ін. відп. особа)
8		Підписання наказу	Керівник організації чи інша уповноважена особа
9		Ознайомлення із наказом	Працівник
10	Записка-розрахунок для нарахування відпускних	Передача копії наказу до бухгалтерії організації та/або оформлення першої частини записки-розрахунку	Співробітник відділу кадрів
11		Розрахунок та розробка	Бухгалтер
12		Видача відпускних (не пізніше як за три дні до початку відпустки). Якщо гроші перераховуються працівникові на картку, працівник не пізніше ніж за три дні до початку відпустки повинен мати можливість скористатися грошима	Бухгалтер
13		Отримання відпускних	Працівник
14	Особиста картка Т-2	Відмітка про відпустку	Співробітник відділу кадрів
15	Табель обліку робочого часу	Відмітка про відпустку	Відповідальна посадова особа
16	Графік відпусток	Відмітка про фактичну дату відпустки та, при необхідності, - про перенесення відпустки	Співробітник відділу кадрів

Для того щоб наочніше зрозуміти, які тимчасові та матеріальні ресурси організації йдуть на проведення всієї цієї процедури, рекомендується підрахувати, скільки часу займуть ці дії у кожної посадової особи, та з урахуванням їх посадових окладів розрахувати у грошовому вираженні суму, яку витрачає організація для того, щоб один співробітник сходив у відпустку на 1-2 дні, як це заведено в багатьох комерційних компаніях. Причому якби працівник пішов у відпустку один раз на рік, ці тимчасові та матеріальні витрати на оформлення цієї відпустки були б один раз. Але коли організація розбиває відпустку на частини і більше, ці витрати, відповідно, подвоюються чи збільшуються у кілька разів.

Насправді організація, прагнучи мінімізації своїх витрат, вирішує питання значно простіше. Роботодавець скорочує саму процедуру, не усвідомлюючи можливі наслідки.

Таблиця 2

Якими документами та процедурами «жертвує» роботодавець при оформленні «дрібних» частин відпустки

Процедура та документи	Наслідки
Не видають відпускні	Виключають із процедури надання відпустки бухгалтерію. Це призводить до того, що організація порушує вимоги статті 136 ТК РФ, потрапляючи під дію статті 142 ТК РФ «Відповідальність роботодавця за порушення термінів виплати заробітної плати та інших сум, що належать працівникові» і повинна провадити працівникові сплату відсотків згідно зі статтею 236 ТК РФ
Не вносять поточну інформацію до графіка відпусток	Це тягне за собою неправильне використання такого документа, як графік відпусток, і при трудовій перевірці може призвести до відповідальності конкретної посадової особи, в чиї обов'язки це входить
Не роблять позначок в особистій картці Т-2	Приводить до неправильного використання такого документа, як особиста картка Т-2, і під час перевірки Федеральна інспекція праці може покарати відповідальну посадову особу. Це порушення часто веде до некоректного розрахунку компенсації за невикористану відпустку під час звільнення.
Часто на наказі про відпустку немає підпису працівника, який свідчить, що він ознайомлений із наказом	Поки працівник не підпише наказ про відпустку, відпустка формально не може розпочатись. Підписання заяви працівника не надає юридичну силу процедурі надання відпустки. Формально, якщо співробітник пішов у відпустку, не ознайомившись із наказом, це можна трактувати як прогул
Заяви на відпустку не реєструються	Порушення принципів надання документам юридичної сили та організації документообігу у компанії
На заяві на відпустку немає резолюції керівника організації	Знов порушення принципів надання документам юридичної сили. Крім цього, якщо на підставі такої заяви (без резолюції) відділ кадрів видає наказ, відбувається порушення принципів роботи з документами, оскільки в такому разі формально відділ кадрів виконує прохання працівника без відповідного розпорядження роботодавця. Постає логічне питання: на кого працює відділ кадрів?
Немає позначок у табелі робочого часу (як правило, у тих організаціях, де просто не ведеться табель)	Порушення вимоги статті 91 ТК РФ. За це трудовий інспектор може покарати посадову особу, відповідальну за організацію «обліку часу, фактично відпрацьованого кожним працівником»

Усі ці порушення під час проведення перевірок можуть призвести до накладення адміністративних стягнень на конкретні посадові особи, передбачені кодексом про адміністративні правопорушення.

Крім відповідальності, передбаченої Трудовим кодексом РФ за порушення законодавства про працю та охорону праці, законодавством встановлено та інша відповідальність, передбачена Кодексом РФ про адміністративні правопорушення та Кримінальним кодексом РФ.

Отже, при вирішенні питання про надання відпустки частинами роботодавцю рекомендуємо враховувати наступне:

1. Відпустку можна буде розділити на частини лише у випадку, якщо роботодавець погоджується на такий поділ. Вирішуючи питання про надання відпустки, роботодавець повинен врахувати, що він зобов'язаний сплатити працівникові відпускні пізніше як по три дні на початок цієї частини відпустки (ст. 136 ТК РФ). А у разі невиплати працівникові відпускних за 3 дні до початку відпустки роботодавець зобов'язаний компенсувати працівникові цю затримку за кожен день відповідно до вимог зазначеної статті. Тобто в розмірі не нижче однієї триста діючої в цей час ставки рефінансування ЦБ РФ від невиплачених у строк сум за кожен день затримки, починаючи з наступного дня після встановленого терміну виплати по день фактичного розрахунку включно. Розмір цієї компенсації може бути підвищений колективним чи трудовим договорами. Обов'язок виплати зазначеної грошової компенсації виникає незалежно від наявності вини роботодавця.

19 березня 2007 р. Сидорова Л.Д. звернулася до керівника з проханням про надання щорічної оплачуваної відпустки на 3 дні з 20 по 22 березня. Дати виплати заробітної плати – 15 та останнє число поточного місяця. При розгляді прикладу виходитимемо з практики виплати відпускних, що часто зустрічається, в день видачі заробітної плати. Відповідно до ТК РФ роботодавець зобов'язаний виплатити відпускні пізніше як по три дні на початок відпустки, отже, згідно з нашим прикладом, пізніше вечора 16 березня Сидорова Л.Д. повинна мати можливість розпоряджатися своїми грошима. Але насправді робітниця отримає відпускні лише 30 числа (тобто у день видачі зарплати). Отже, відповідно до статті 236 ТК РФ роботодавець зобов'язаний виплатити Сидорової Л.Д. компенсацію за затримку виплати відпускних із 17 березня по 30 березня. Підрахунок: Компенсація = Відпускні × 1/300 × Ставка рефінансування × 14 (період затримки)

2. Роботодавець відповідно до статті 212 ТК РФ зобов'язаний забезпечити режим праці та відпочинку працівників відповідно до законодавства РФ та законодавства суб'єктів РФ.

3. За порушення вимог щодо оплати відпускних та вимог з охорони праці передбачена як адміністративна відповідальність, так і кримінальна (ст. 5.27, 3.11, 3.12 КпАП РФ, ст. 143 та 145 КК РФ).

1 Конвенція № 52 Міжнародної організації праці «Щодо щорічних оплачуваних відпусток» (прийнята в Женеві 24 червня 1936 р. на 20-й сесії Генеральної конференції МОП). У цій Конвенції Росія є стороною.

До нас до редакції досить часто надходять запитання від читачів з проханням роз'яснити, чи можна взяти відпустку 5 календарних днів, з понеділка по п'ятницю, тим самим заощадивши два дні відпустки, адже субота і неділя таким чином є законними вихідними днями? Чи відпустку обов'язково слід брати за 7 календарних днів? Розберемося у цьому питанні.

На скільки днів дозволяється піти у відпустку: на 1, 2, 5 днів?

Розділяти відпустку на частини дозволяє стаття 125 Трудового кодексу РФ. У ній йдеться про те, що при розподілі відпустки на частини хоча б одна з частин цієї відпустки має бути не менше ніж 14 календарних днів. Щодо тривалості іншої частини відпустки у Трудовому кодексі РФ нічого не йдеться. Тобто трудове законодавство допускає брати відпустку, наприклад, на день, два дні, п'ять днів, десять днів тощо.

Також у Трудовому кодексі РФ нічого не йдеться про те, скільки календарних днів має припадати на вихідні дні, а скільки на робітники. Тому при використанні відпустки частинами дні відпустки можуть припадати як на робочі дні, так і на вихідні.

Чи передбачені обмеження на розподіл відпустки на частини?

Але, крім можливості ділити відпустку на частини, стаття 125 Трудового кодексу РФ встановлює і обмеження - поділ відпустки можливе лише за згодою між працівником та роботодавцем.

Отже, якщо працівник хоче взяти відпустку частинами, йому доведеться домовитися з начальником про його тривалість, т.к. за роботодавцем зберігається право не погодитись з таким варіантом розбиття відпустки.

Адже з погляду роботодавця – така розбивка відпустки на частини не є раціональною. Якщо працівник хоче використовувати відпустку так, щоб унеможливити вихідні, він автоматично збільшує загальну кількість днів відпустки.

Початок травня – традиційно привабливий час для нетривалої відпустки. Кому грядки посадити, кому за кордон злітати. Якщо вихід із відпустки заплановано на понеділок, то одні співробітники пишуть заяву аж до п'ятниці, оскільки наступні субота та неділя – вихідні. А інші – аж до неділі. Суперечки про те, як правильно, захльостують не одну бухгалтерію та відділ кадрів. Зазначу, що обидва варіанти є прийнятними. А ось результат щодо них буде різний.

Гроші. Відпустка з максимальною кількістю вихідних днів

Отже, давайте розмірковувати. За законом кожному працівнику покладено відпустку 28 календарних днів. Причому байдуже, на які дні він випадає – на вихідні чи на робітники. Оскільки всі вони в результаті календарні. Єдине, про що треба пам'ятати, що до календарних днів не включаються свята. Але про це я скажу трохи згодом.

Тобто працівник може оформити відпустку, наприклад, лише на вихідні дні чи лише на робітники. Головне, щоб одна частина відпустки була щонайменше 14 календарних днів. Така норма статті 125 Трудового кодексу РФ. Інші частини можна дробити як завгодно. Хоч 14 разів по одному дню.

Спочатку розглянемо варіант, коли співробітник взяв відпустку з урахуванням вихідних днів, наприклад, з понеділка по неділю. У цьому випадку він виграє у грошовому відношенні, але програє у відпочинку. Оскільки він і так міг би відпочити у вихідні, а використовує для цього дні відпустки. Натомість ці вихідні будуть оплачені. Поясню з прикладу.

Припустимо, працівник у травні написав заяву на відпустку з 7 травня по 13 травня, включаючи суботу та неділю. У результаті вийшло шість календарних днів відпустки. Чому шість, а чи не сім днів? Зверніть увагу, що 9 Травня – святковий день, тому у календарні дні відпустки він не входить. Нехай оклад у працівника – 20 000 рублів. За попередні 12 місяців він заробив 240 000 рублів. Вважаємо, що розрахунковий період відпрацьовано повністю. Тоді середній денний заробіток співробітника становитиме:
240 000 руб. : 12 міс. : 29,4 = 680,27 руб.

Помножуємо його на шість календарних днів відпустки та отримуємо суму відпускних:
680,27 руб. x 6 календ. дн. = 4081,62 руб.

Тобто за таку відпустку, з урахуванням вихідних, співробітник отримає 4081 карбованець 62 копійки.

Час. Відпочинок тільки у робочі дні

Тепер розглянемо варіант, коли співробітник, бажаючи заощадити дні відпустки, не включає вихідні дні. Наприклад, пише заяву з понеділка до п'ятниці. Тоді він може розтягнути належні йому 28 календарних днів на більш тривалий період, але оплату вихідних днів, що примикають до відпустки, він уже не отримуватиме. Не всі це, до речі, розуміють. Багато співробітників вважають, що якщо візьмуть відпустку з понеділка по п'ятницю, то отримають стільки ж, якби написали заяву на відпустку з понеділка по неділю. Адже відпочивають все одно тиждень. А ось дні відпустки при цьому заощадять...

Тому ваше завдання – роз'яснити співробітнику, що він помиляється. У цьому варіанті він виграє лише у відпочинку. А у зарплаті втратить. Розглянемо цей приклад, тільки припустимо, що співробітник написав заяву не по 13, а по 11 травня. Тобто відпустка припала на робочий тиждень без вихідних.

У результаті бухгалтер має нарахувати відпускні лише за чотири календарні дні. Святковий день, як я вже казала, до уваги не входить.

На цифрах це вийде: 680,27 руб. х 4 календ. дн. = 2721,08 руб. Як бачите, сума відпускних набагато менша, ніж у першому варіанті.

Свята. Час відпустки зберігається, підсумковий розмір оплати не змінюється

Саме наявність святкових днів у травні і спонукає працівників брати невеликі відпустки. Це дозволяє, як кажуть, продовжити свято. Проте, як я вже казала, святкові дні не сплачуються. Тому з погляду розміру відпускних краще, якщо святкові дні у період відпустки не входять. Для порівняння: тижнева відпустка, наприклад з 7 по 11 травня, буде сплачена в меншій сумі, ніж тижнева відпустка з 14 по 18 травня. Оскільки у першому випадку у період відпустки потрапляє 9 Травня, святковий день. Ось погляньмо на цифрах.

Працівник йде у відпустку з 14 травня до 18 травня, тобто на п'ять календарних днів. Його середньоденний заробіток знову ж таки 680,27 рубля. Сума відпускних у цьому випадку дорівнюватиме: 680,27 руб. x 5 календ. дн. = 3401,35 руб.

Тоді як за тиждень відпустки зі святковим днем ​​він отримав би 2721,08 рубля.

Однак, якщо подивитися на ситуації в цілому, то ця втрата в грошах буде компенсована великим розміром заробітної плати за травень. Адже при відпустці з 14 по 18 травня працівник відпочиває п'ять робочих днів і за 16 робочих днів травня, що залишилися, йому нараховується зарплата. А відпустка з 7 по 11 травня – це чотири робочі дні. Відповідно, зарплату буде нараховано за 17 робочих днів. Таким чином, якщо на період відпустки припадають святкові дні, то вони, по-перше, не оплачуються, а по-друге, під час відпустки не зараховуються. Це такий своєрідний компроміс між відпусткою з максимальною кількістю вихідних днів та відпусткою лише на робочий період.

Ще поради

Регулюємо відпустки трудовими договорами

Ірина Гора, фінансовий директор ТОВ «Корпорація "СБіС"»:

У трудових договорах із співробітниками у нас прописано, що відпустка надається двома частинами по 14 календарних днів кожна. За такого підходу намагаємося, щоб ділянка роботи «відпочиваючого» надовго не залишилася без нагляду. Оскільки жодна взаємозамінність не вирішить питання відсутності цінного працівника більш тривалий час. А нецінних працівників ми не маємо. Водночас 14 календарних днів – це достатній час для того, щоб повноцінно відпочити.

З цієї причини ми заздалегідь складаємо графік відпусток у тому, щоб, з одного боку, максимально задовольнити побажання працівників, з другого - врахувати потреби роботодавця. Це дозволяє не порушувати нормальний ритм роботи підприємства. А також не створює складних відносин між його працівниками, які «чужі» дні відпустки, як правило, вважають за краще, ніж свої.

Ольга Чугіна, головний бухгалтер ТОВ «Істела Роса»:

Ми дозволяємо працівникам розбивати відпустку на частини, як їм зручніше. Адже скільки частин може бути розділений відпустку, в Трудовому кодексі РФ не обумовлено. Головне, щоб хоч одна з цих частин становила 14 календарних днів. Не обов'язково, до речі, перша. Якщо на період відпустки потрапляють неробочі святкові дні, то ці дні відповідно до законодавства ми не оплачуємо, а й у відпустку не вмикаємо.

Часто виникають ситуації, коли працівники просять розрахувати відпустку так, щоб останній день припадав на п'ятницю або на неділю, кому як зручніше. Ми цьому не перешкоджаємо. Так як зрештою, якщо співробітник відгуляє всі 28 календарних днів на рік, сума його відпускних буде однакова. Інше питання, якщо він часто відпочиває «лише до п'ятниці», то у відпустці він перебуватиме більше часу. Але це питання кожен співробітник у нас вирішує собі самостійно, залежно від ступеня своєї цінності для організації.

На тривалість додаткової відпустки за роботу у шкідливих умовах праці та величину відпускних впливає кілька факторів.

Працівникам, зайнятим у шкідливих умовах праці, щорічно має бути надано додаткову оплачувану відпустку. Його мінімальна тривалість – 7 календарних днів. Такі правила встановлено:

- У частині 1 статті 116 та статті 117 ТК РФ;

- Пункт 1 постанови Уряду РФ від 20.11.2008 N 870 «Про встановлення скороченої тривалості робочого часу, щорічної додаткової оплачуваної відпустки, підвищеної оплати праці працівникам, зайнятим на важких роботах, роботах зі шкідливими та (або) небезпечними та іншими особливими умовами праці».

Тривалість щорічної додаткової оплачуваної відпустки визначають за результатами проведеної атестації робочих місць за умовами праці. Порядок проведення атестації робочих місць за умовами праці затверджено наказом МОЗ України від 26.04.2011 N 342н «Про затвердження Порядку проведення атестації робочих місць за умовами праці».

Конкретні норми тривалості додаткової оплачуваної відпустки залежно від професії (посади) працівника встановлені Списком виробництв, цехів, професій та посад зі шкідливими умовами праці, робота в яких дає право на додаткову відпустку та скорочений робочий день, затвердженим постановою Держкомпраці СРСР, Президії В5СП. .74 N 298/П-22 (далі - Список).

У Списку тривалість додаткової відпустки, що надається, встановлена ​​в діапазоні від 6 до 36 робочих днів.

До прийняття нового порядку надання компенсацій працівникам, зайнятим у шкідливих умовах праці, Список може застосовуватися, якщо його положення включені до колективного договору або локальних нормативних актів, які приймаються роботодавцем (ч. 3 ст. 219 ТК РФ, інформація Мінпраці України від 13.02.2013, лист Роструда від 19.06.2012 N ПГ/4463-6-1).

Відпускний стаж для додаткової відпустки

Право на додаткову відпустку у повному розмірі мають працівники, які фактично відпрацювали у шкідливих умовах не менше 11 місяців.

В інших випадках його тривалість розраховується пропорційно відпрацьованому часу. Такий порядок встановлено пунктом 9 Інструкції, затвердженої постановою Держкомпраці СРСР, ВЦРПС від 21.11.75 N 273/П-20 «Про затвердження Інструкції про порядок застосування Списку виробництв, цехів, професій та посад із шкідливими умовами праці, робота в яких дає право на додатковий відпустку та скорочений робочий день» (далі — Інструкція).

Список, а також Інструкція діють у частині, що не суперечить Трудовому кодексу (ч. 1 ст. 423 ТК РФ).

Працівник працював у шкідливих умовах неповний місяць

Працівники ходять у відпустку, хворіють, беруть відпустку власним коштом і т. д. На практиці рідко хто відпрацьовує у шкідливих умовах повну кількість місяців, зазвичай кілька місяців і кілька днів. І тут потрібно визначити, скільки повних місяців працівник фактично відпрацював у шкідливих умовах.

Приклад 2. А. Б. Баришев працює газозварником за календарем п'ятиденного робочого тижня. За результатами атестації робочих місць за роботу у шкідливих умовах праці йому надано додаткову оплачувану відпустку тривалістю 14 календарних днів за робочий рік, це прописано в локальному документі організації.

У період з 11 березня до 30 вересня 2013 року (включно) О. Б. Баришев відпрацював у шкідливих умовах 140 повних робочих днів.

Рішення. За календарем п'ятиденного робочого тижня у 2013 році 247 робочих днів. Середньомісячна кількість робочих днів дорівнює 20,58 (247 роб. дн.: 12 міс.).

Кількість повних місяців, за які співробітнику покладено додаткову оплачувану відпустку, становить 6,8 (140 роб. дн.: 20,58 дн./міс.), отриманий результат округляємо до 7.

Тривалість додаткової оплачуваної відпустки за роботу у шкідливих умовах праці в календарних днях становить 8,17 (14 календ. дн.: 12 міс. х 7 міс.).

У локальному документі організації відображено правила округлення до цілої кількості календарних днів відпустки на користь працівника.

Працівник має право на додаткову відпустку тривалістю 9 календарних днів.

Різні шкідливі фактори – різна тривалість додаткової відпустки

Якщо протягом робочого року працівник працював на різних виробництвах або на різних посадах, за роботу в яких надається додаткова відпустка неоднакової тривалості, підрахунок часу, опрацьованого у шкідливих умовах праці, провадиться окремо з кожної роботи.

Приклад 3. А. Е. Антонов працює маляром повний робочий день за календарем шестиденного робочого тижня.

У період з 25 січня до 30 квітня 2013 року (включно) О. Е. Антонов відпрацював у шкідливих умовах праці 78 повних робочих днів, за роботу в яких належить відпустка тривалістю 14 календарних днів за робочий рік.

А з 1 травня по 20 вересня 2013 року його перевели на роботи, за які покладено 7 календарних днів додаткової відпустки за робочий рік. У цей період він відпрацював 116 повних робочих днів.

Рішення. За календарем шестиденного робочого тижня у 2013 році 299 робочих днів. Середньомісячна кількість робочих днів дорівнює 24,92 (299 роб. дн.: 12 міс.).

Кількість повних місяців, за які співробітнику належить додаткова оплачувана відпустка, становить:

- 3,13 місяці (78 роб. дн.: 24,92 дн. / міс.);

- 4,65 місяця (116 роб. дн.: 24,92 дн. / міс.).

Тривалість додаткової оплачуваної відпустки

- за роботу у шкідливих умовах праці складає:

- за 3,13 місяці - 3,65 календарного дня (14 календ. дн.: 12 міс. х 3,13 міс.);

- за 4,65 місяця - 2,71 календарного дня (7 календ. дн.: 12 міс. х 4,65 міс.).

Загальна тривалість додаткової відпустки становить 6,36 календарного дня (3,65 календ. дн. + 2,71 календ. дн.).

Працівнику потрібно надати 7 календарних днів додаткової відпустки.

Дві відпустки — одна сума відпускних

При обчисленні загальної тривалості щорічної оплачуваної відпустки період додаткової оплачуваної відпустки підсумовується з періодом щорічної основної оплачуваної відпустки (ч. 2 ст. 120 ТК РФ, п. 14 Правил про чергові та додаткові відпустки, затверджені НКТ СРСР від 30.04.3). Це означає, що обидві відпустки надаються послідовно без перерви одна за одною. Відповідно і відпускні за обидві відпустки повинні бути видані не пізніше ніж за три дні до початку першого з них (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Кожен день відпустки оплачується із середньої заробітної плати працівника.

За загальним правилом розрахунок середнього заробітку визначення суми відпускних провадиться виходячи з фактично нарахованої працівникові заробітної плати і фактично відпрацьованого ним часу за розрахунковий період.

Тривалість розрахункового періоду визначення середнього заробітку становить 12 календарних місяців, попередніх місяці початку відпустки. Заснування:

- Частина 3 статті 139 Трудового кодексу;

- Пункти 1, 2 і 4 Положення, затвердженого постановою Уряду РФ від 24.12.2007 N 922.

У колективному договорі, локальному нормативному акті може бути передбачені та інші періоди до розрахунку середньої зарплати, якщо це погіршує становище працівників (год. 6 ст. 139 ТК РФ).

В даному випадку при розрахунку відпускних для щорічної оплачуваної та для додаткової відпустки єдиним буде розрахунковий період та сума виплат, що враховуються. Однак, оскільки кількість днів щорічної оплачуваної відпустки обчислюється календарними днями, а додаткової — робітниками, у бухгалтера виникнуть труднощі щодо величини середнього денного заробітку.

Уникнути цієї проблеми можна, забезпечивши сумісність показників кількості днів, а саме: потрібно перевести робочі дні до календарних.

Методи перерахунку робочих днів у календарні

Законодавством не встановлено правил перерахунку робочих днів додаткової оплачуваної відпустки до календарних. На практиці застосовуються два методи:

- Календарний;

- Математичний.

Правила перерахунку робочих днів відпустки у календарні дні необхідно встановити у внутрішніх документах компанії – локальному нормативному акті чи колективному договорі.

Календарний метод

— від дати початку відпустки відраховується певна кількість днів основної відпустки у календарних днях;

— від дати, що настає за останнім днем ​​відпустки, відраховується певна кількість днів додаткової відпустки у робочих днях у розрахунку на шестиденний робочий тиждень;

— після цього загальний період відпустки (з першого до останнього дня) переводиться у календарні дні.

Приклад 4. Працівнику надано щорічну основну оплачувану відпустку з 2 вересня 2013 року тривалістю 28 календарних днів та додаткову відпустку — 9 робочих днів за графіком шестиденного робочого тижня. Працівник не є сезонним працівником, з ним укладено безстроковий трудовий договір.

Яка буде тривалість додаткової відпустки у календарних днях та якого числа працівникові виходити на роботу?

Рішення. Календарний підрахунок. Відпустка розпочинається у понеділок.

Визначаємо дату закінчення основної відпустки, це 29 вересня 2013 (2 вересня (включно) + 28 календ. дн.).

З 30 вересня 2013 року відраховуємо 9 робочих днів додаткової оплачуваної відпустки (за календарем 6-денного робочого тижня). Останнім днем ​​відпустки буде 9 жовтня 2013 року.

Загальна тривалість відпустки становитиме 38 календарних днів. Працівник має розпочати роботу 10 жовтня 2013 року.

При застосуванні календарного методу загальна тривалість відпустки залежить від того, який день тижня починається відпустка. Покажемо на прикладі.

Приклад 5. Скористаємося умовою прикладу 4, змінивши лише дату початку відпустки – 6 вересня 2013 року.

Рішення. Календарний підрахунок. Відпустка починається у п'ятницю.

Визначаємо дату закінчення основної відпустки – 3 жовтня 2013 року (28 календ. дн. з 6 вересня).

З 4 жовтня 2013 року відраховуємо 9 робочих днів додаткової оплачуваної відпустки (за календарем 6-денного робочого тижня).

Останнім днем ​​відпустки буде 14 жовтня 2013 року. Працівник має вийти на роботу 15 жовтня 2013 року.

При цьому загальна тривалість відпустки становитиме 39 календарних днів.

Математичний метод

Залежність загальної тривалості відпустки від того, в який день тижня починається оплачувана відпустка, дозволяє уникнути застосування математичного методу перерахунку робочих днів у календарні.

Його суть полягає у розрахунку співвідношення календарних та робочих днів, що припадають на один календарний тиждень (7 календ. дн.: 6 раб. дн.).

Це співвідношення є константою, що застосовується у всіх наступних розрахунках, незалежно від конкретних умов надання відпусток.